Nowy projekt wchodzi w życie od stycznia. Przedsiębiorcy muszą o tym pamiętać

Fot: Justyna Fiedoruk

Od stycznia wchodzą zmiany dla przedsiębiorców

Przedsiębiorcy oraz biura rachunkowe, które działają w imieniu firmy i korzystają z programów kadrowo-płacowych, które nie rejestrują danych zgodnie z przepisami wchodzącymi w życie już 1 stycznia 2019 r., muszą jak najszybciej zaktualizować oprogramowanie. Sprawa jest istotna, bowiem do zmian w dokumentach przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w związku z projektem e-Akta będzie na bieżąco dostosowany program Płatnik i e-Płatnik.

- Od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania akt pracowniczych dla wszystkich nowo zatrudnionych osób będzie wynosił 10 lat od zakończenia obowiązywania umowy o pracę lub umowy zlecenia. Jest to związane z nowym zakresem danych, które pracodawcy będą przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nowe dane dotyczą wypłaconych pracownikowi (zleceniobiorcy) w danym miesiącu kwot przychodu oraz okresów wykonywania pracy nauczycielskiej. Informacje te będą przesyłane w miesięcznym imiennym raporcie o przychodach ubezpieczonego: ZUS RPA – informuje Katarzyna Krupicka, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa podlaskiego.

Trzeba będzie też składać nowe formularze

W przypadku, gdy pracodawca będzie chciał skrócić czas przechowywania akt za osoby, które były u niego zatrudnione między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., ma obowiązek złożyć w ZUS zaświadczenie w tej sprawie wraz z raportami informacyjnymi. Dane z tych dokumentów będą wówczas zapisane na koncie ubezpieczonego, to istotne, jeśli chodzi o późniejsze ustalanie prawa do świadczeń emerytalnych czy rentowych oraz ich wysokości.

Na formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) przedsiębiorca będzie miał możliwość przekazania urzędowi informacji odnośnie daty i sposobu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

- Dotychczas w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest ona przechowywana przez 10 lat, a w Danii zaledwie 5. W Czechach długość okresu przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji pracowniczej – tłumaczy Krupicka.

Szczegóły dotyczące zakresu danych, które będą wykorzystywane w nowych raportach oraz zmian w formularzach, dostępne są na stronie internetowej ZUS-u.