Z tego powodu od działów IT oczekuje się nie tylko zapewnienia stabilności i utrzymania kluczowej infrastruktury, ale również umiejętności szybkiego tworzenia, rozwijania i modyfikowania aplikacji do automatyzacji procesów biznesowych. To właśnie te narzędzia pomagają firmom zwiększać efektywność operacyjną i mogą zapewnić długofalową przewagę konkurencyjną.
Na czym polega automatyzacja procesów biznesowych w firmie?
Automatyzacja procesów biznesowych firmy polega na wykorzystaniu technologii IT do zautomatyzowania działań, które do tej pory wymagały zaangażowania ludzi. Dzięki cyfryzacji i automatyzacji powtarzalnych zadań, przedsiębiorstwo może działać efektywniej, a uwolniony czas pracowników przeznaczyć na bardziej strategiczne cele. Rozwiązania do automatyzacji procesów, takie jak np. systemy workflow, pomagają też w zarządzaniu przepływem pracy, dzięki czemu złożone procesy, które angażują wiele osób mogą zostać uporządkowane i znacząco zoptymalizowane.
Najważniejsze korzyści wynikające z automatyzacji procesów biznesowych to:
- zwiększenie efektywności operacyjnej – powtarzalne, czasochłonne zadania, mogą być realizowane znacznie szybciej,
- redukcja kosztów – przyspieszenie realizacji procesów sprzyja zmniejszeniu wydatków operacyjnych,
- poprawa jakości procesów – odpowiednie narzędzia IT, pozwalają na eliminację błędów ludzkich,
- lepsze wykorzystanie danych – zbieranie danych w systemie umożliwia ich analizę oraz trafniejsze decyzje biznesowe,
- optymalizacja przepływu pracy – większa elastyczność operacyjna to też większa efektywność w organizacji.
Jak zacząć i jakie są wyzwania związane z automatyzacją procesów biznesowych?
Wdrażanie automatyzacji procesów biznesowych wiąże się z pewnymi wyzwaniami, które wymagają odpowiedniego podejścia. Oczywiście jednym z głównych wyzwań jest wybór odpowiedniego narzędzia, ale tym za chwilę.
Automatyzacja procesów biznesowych to przede wszystkim dobra okazja do tego, aby przemyśleć ich strukturę, a czasem zaplanować na nowo. Aby naprawdę skorzystać na cyfryzacji i automatyzacji warto najpierw uporządkować procesy, aby nie digitalizować organizacyjnego chaosu. Na początek warto też określić, które procesy będą priorytetowe oraz jakie są główne problemy biznesowe do rozwiązania dzięki tworzonym narzędziom.
Ważnym elementem jest także rola użytkowników. Wdrażane aplikacje mają wspierać biznes, dobrym krokiem jest więc zaangażowanie pracowników w tworzenie tych rozwiązań, zgłaszanie potrzeb, testowanie i feedback. Dzięki temu mamy pewność, że aplikacje będą chętnie używane, a my zyskamy ambasadorów rozwiązań w organizacji.
Business Process Automation - zwinnie, czyli jak?
Oczekiwania współczesnego biznesu wymuszają na IT nowy styl działania, który odchodzi od tradycyjnego podejścia, gdzie kolejne etapy projektu rozpoczynają się dopiero po zakończeniu poprzednich. Dziś firmy działają dynamicznie, a IT musi nadążać za zmianami potrzeb, warunków rynkowych, czy regulacji prawnych, dostarczając rozwiązania w oparciu o metodyki zwinne (ang. agile). A jak to się ma do automatyzacji procesów biznesowych? Aplikacje biznesowe muszą być wdrażane szybko, w ścisłej współpracy z biznesem. Oto dwa przykłady metod, które są z powodzeniem wykorzystywane we wdrażaniu narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych.
1. Failure-as-a-Service (FaaS) mogłoby być przedstawione jako hipotetyczna usługa oparta na inżynierii chaosu (Chaos Engineering), która umożliwia testowanie odporności systemu na awarie poprzez wprowadzanie kontrolowanych zakłóceń. Metodologia ta pozwala identyfikować słabe punkty systemu i zwiększać jego odporność na przyszłe awarie. Kluczowym elementem tego podejścia jest założenie, że niepowodzenia są naturalną częścią procesu uczenia się, co przyspiesza identyfikację błędów oraz minimalizuje ryzyko w przyszłych etapach wdrożenia.
2. Rapid Prototyping to technika szybkiego prototypowania, która pozwala na błyskawiczne tworzenie uproszczonych wersji aplikacji w celu ich testowania przez użytkowników (Proof of Concept – PoC). Iteracyjny proces umożliwia szybkie wprowadzanie zmian na podstawie rzeczywistych opinii, co redukuje czas i koszty potrzebne na wdrożenie końcowego rozwiązania.
Jak wybrać najlepsze narzędzie do zwinnej automatyzacji procesów biznesowych?
Chcąc mieć pewność, że zwinne wdrażanie aplikacji do automatyzacji procesów biznesowych będzie możliwe, warto sprawdzić czy system IT będzie przygotowany na taką metodykę działania. Czyli, w praktyce, czy narzędzie będzie odpowiednio elastyczne, skalowalne, ale też ułatwi komunikację pomiędzy IT i biznesem.
Wybór narzędzi do zwinnej automatyzacji procesów nie jest prosty. Na rynku istnieje wiele systemów, które adresują pojedyncze problemy biznesowe i z powodzeniem wykorzystują je mniejsze firmy. Co jednak, gdy zapotrzebowanie na cyfryzację kolejnych procesów rośnie wraz z rozwojem biznesu, a dział IT, ma coraz dłuższą listę aplikacji do wdrożenia i późniejszego utrzymania? W takiej sytuacji warto rozważyć platformy low-code umożliwiające kompleksową cyfrową transformację. Budowa aplikacji biznesowych za pomocą tego typu narzędzi jest znacznie prostsza i tańsza.
Dzięki wykorzystaniu platform low-code, łatwiej wdrażać tzw. iteracyjne podejście do budowy aplikacji IT. Ważne jest przede wszystkim, aby zmiany można było wprowadzać na każdym etapie projektu. To dzięki temu można zacząć od wdrożenia podstawowej wersji aplikacji i potem rozwijać ją w oparciu o potrzeby zgłaszane przez użytkowników. Rozwiązania wspierające Rapid Prototyping czy Failure-as-a-Service. Przykładowo niektóre platformy low-code są wyposażone w moduły, umożliwiające szybkie tworzenie prototypów, nawet przez osoby, które nie posiadają wiedzy technicznej za pomocą intuicyjnych narzędzi graficznych, bez konieczności angażowania programistów na wczesnym etapie pracy. Dzięki temu proces prototypowania jest szybszy, a komunikacja z zespołami IT bardziej efektywna, co redukuje ryzyko nieporozumień.
Z pomocą platform low-code firmy z powodzeniem cyfryzują i automatyzują procesy administracyjne związane z obiegami dokumentów - w tym umów, faktur kosztowych, wniosków, procesy sprzedażowe czy te związane z zarządzeniem zasobami ludzkimi. Ale wszechstronność tego typu platform sprawia, że stają się też doskonałym narzędziem do budowy aplikacji wspierających procesy specyficzne dla branż, a nawet pojedynczych firm. Możliwość integracji z systemami dziedzinowymi to dodatkowy atut. Dzięki niej rozwiązania będą mogły komunikować się wzajemnie. Powstałe w ten sposób rozwiązania są spójne ze sobą i połączone w ekosystem, który ułatwia wymianę danych i współpracę między poszczególnymi działami i oddziałami firmy.
Automatyzacja procesów biznesowych, realizowana zwinnie, jest kluczowym elementem cyfrowej transformacji, umożliwiającym firmom optymalizację przepływu pracy i szybsze dostosowywanie się do zmian. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi pozwala na poprawę jakości usług i efektywność operacyjną. W dzisiejszym mocno konkurencyjnym środowisku biznesowym wybór narzędzi, które wspierają zwinne podejście często może w praktyce oznaczać dla firm swoiste być albo nie być, warto więc wybrać narzędzia skuteczne długofalowo.
[ARTYKUŁ SPONSOROWANY]
