Bardzo często zdarza się, że w trakcie kompletowania dokumentów niezbędnych do złożenia wniosku o emeryturę brakuje jakichś zaświadczeń. A świadczenie zostanie wypłacone wtedy, gdy dostarczymy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych niezbędne dane.
- Pierwszym krokiem dla osób poszukujących swoich dokumentów jest sprawdzenie czy zakład pracy, w którym pracowaliśmy, a zgubiło nam się świadectwo pracy, jeszcze istnieje. Jeśli nie, to na podstawie chociażby pism, wpisów w starych książeczkowych dowodach osobistych czy legitymacjach ubezpieczeniowych warto ustalić dokładną nazwę i adres ostatniej siedziby. To podstawa, żeby rozpocząć poszukiwania w archiwach i instytucjach komercyjnych przechowujących dokumentację osobową i płacową – wyjaśnia Katarzyna Krupicka, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa podlaskiego.
Najłatwiej jest dotrzeć do dokumentów, jeśli firma, w której byliśmy zatrudnieni wciąż istnieje. Wówczas pracodawca powinien wystawić byłemu pracownikowi odpowiednie zaświadczenie o zatrudnieniu oraz o zarobkach. Trudniej jest w przypadku, gdy przedsiębiorstwa już nie ma. Wówczas informacji należy szukać w bazie zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, którą ZUS prowadzi na stronie internetowej.
- Taka kłopotliwa sytuacja może ominąć osoby, które pracowały w małych zakładach zatrudniających do 20 osób. Taki pracodawca miał obowiązek zgłaszania pracowników w ZUS z imienia i nazwiska, czyli w imiennych deklaracjach rozliczeniowych. Wtedy wystarczy podać dokładny adres tego pracodawcy, imię i nazwisko właściciela firmy, numer konta płatnika składek (NKP). Wówczas, nawet jeśli zakład pracy nie istnieje, ZUS potwierdzi okres zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia – podpowiada rzeczniczka.
Z kolei w dużych firmach, gdzie składki były odprowadzane bezimiennie ZUS nie ma opcji potwierdzenia zatrudnienia i zarobków. W takim przypadku konieczne jest posiadanie świadectw pracy i dokumentów o wynagrodzeniach.
W życiu zdarzają się jednak różne sytuacje, dokumenty mogą ulec zniszczeniu, zgubieniu bądź dawny pracodawca ogłosił upadłość lub nie zabezpieczył akt osobowych i płacowych to może być problem z ich uzyskaniem.
- Likwidowane lub przekształcone zakłady pracy miały swoich następców prawnych i to te podmioty powinny przejąć archiwalne dokumenty. Mogą to być np. spółki prawa handlowego bądź cywilnego, powstałe po sprywatyzowaniu przedsiębiorstw. Niewykluczone, że będą to też organy założycielskie, czyli urzędy wojewódzkie albo organy nadrzędne, czyli konkretne ministerstwa – informuje Krupicka.
ZUS stworzył bazę zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy na podstawie informacji pochodzących z urzędów centralnych, wojewódzkich i archiwów państwowych. W dokumentach są dane organizacji związkowych, spółdzielni, PGR-ów. Istotne jest też to, że taki katalog byłych pracodawców jest cały czas aktualizowany.
Dowody dotyczące pracy oraz zarobków z całej Polski od pracodawców, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono, jest działające od 2004 r. Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku pod Warszawą. W tym miejscu wydawane są zaświadczenia oraz poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej.
justyna.f@bialystokonline.pl
