Elektroniczna ewidencja czasu pracy - must have na 2023 rok

Implementowanie narzędzi, które zautomatyzują powtarzalne procesy i poprawią komunikację w zespole to efektywny sposób na oszczędzanie czasu wszystkich pracowników. Dzięki dobrej organizacji i wsparciu technologicznemu stają się bardziej produktywni i mogą poświęcać więcej czasu na realizowanie nowych projektów przyczyniających się do stawiania kolejnych kroków na ścieżce rozwoju.

Jednym z takich narzędzi jest elektroniczna ewidencja czasu pracy, która - wbrew temu, co mogłoby się wydawać - oszczędza czas nie tylko specjalistów HR. Wszystkie osoby zatrudnione w organizacji mogą czerpać korzyści z wprowadzenia takiego rozwiązania.

Nim jednak dowiesz się, w jaki sposób narzędzia do elektronicznej ewidencji czasu pracy taki jak Calamari wspierają rozwój organizacji, musisz dowiedzieć się, czym właściwie jest.


Co to jest elektroniczna ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy to szereg dokumentów dotyczących obecności w pracy oraz przepracowanych godzin pracowników, które są na bieżąco uzupełniane i przechowywane przez pracodawcę w ramach obowiązku prawnego nałożonego przez Kodeks pracy.

Podstawowymi elementami ewidencji czasu pracy są liczba godzin przepracowana przez pracownika oraz dni wolne i nieobecności w miejscu pracy, Pracodawca ma obowiązek zbierania takich danych i przechowywania ich przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończony został stosunek pracy wiążący danego pracownika z pracodawcą.Zmiany w Kodeksie pracy wprowadzone w życie w 1 stycznia 2019 roku umożliwiły prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy jest narzędziem (najczęściej dostępnym online w modelu SaaS), które umożliwia automatyzację procesów związanych z rejestrowaniem czasu pracy i zarządzaniem nieobecnościami. Tym samym pozwala zaoszczędzić miejsce na dokumentację i zrezygnować z obrotu papierowymi dokumentami.

Dlaczego jednak elektroniczna ewidencja czasu pracy to Twój must-have na 2023 rok? Sprawdź!


Zalety elektronicznej ewidencji czasu pracy

Oszczędność czasu to z punktu widzenia wzrostu organizacji największa zaleta płynąca z elektronicznej ewidencji czasu pracy. Narzędzia takie jak Calamari robią to jednak na wiele różnych sposobów.

Oprócz pomocy działowi HR w zarządzaniu urlopami i tworzeniu raportów, optymalizuje proces akceptacji wniosków urlopowych, skraca czas potrzebny pracownikom na rejestrowanie godzin wejścia, wyjścia oraz przerw i przyspiesza odnalezienie potrzebnych informacji.

To jednak tylko jedna z zalety elektronicznych narzędzi do zarządzania czasem pracy. Poniżej prezentujemy kilka innych, dzięki którym zrozumiesz, dlaczego warto zainwestować w to rozwiązanie. Lista zalet jednak nie kończy się wraz z artykułem, dlatego najlepiej, jeśli wypróbujesz system ewidencji czasu pracy samodzielnie i odkryjesz je wszystkie.


Automatyzacja procesów

Zarządzanie czasem pracy i nieobecnościami składa się z wielu powtarzalnych procesów, które pożerają czas zarówno pracowników działu HR, jak również innych osób w firmie. Elektroniczne narzędzie zautomatyzuje te działania, umożliwiając pracownikom samodzielne rejestrowanie czasu pracy przez aplikację i wsparcie w procesie składania i akceptacji wniosków urlopowych.

Koniec z ciągłym dopytywaniem działu HR o dostępne dni wolne i wielodniowe czekanie na decyzję w sprawie urlopu. Dzięki narzędziom takim jak Calamari pracownicy zawsze wiedzą, ile wolnych dni mają do wykorzystania, a powiadomienia o wnioskach urlopowych i szybko proces akceptacji online wewnątrz aplikacji sprawiają, że decyzję w kwestii urlopu można podjąć w ciągu kilku minut.

Generowanie cyklicznych raportów czasu pracy z pomocą narzędzia staje się dziecinnie proste. Aplikacja wylicza wszystko samodzielnie, zaznaczając wszystkie nieprawidłowości i przeprowadzając kalkulację za specjalistów HR, dzięki czemu zyskują czas na budowaniu kultury firmy i zatrudnianiu najlepszych specjalistów na rynku.


Bezpieczeństwo danych

Papierowa dokumentacja związana z czasem pracy jest podatna na zniszczenia i błędy. Dodatkowo wymaga przestrzenii, w której będzie przechowywana oraz kosztów związanych z zapewnieniem papieru do jej wydrukowania.

Dzięki ewidencji czasu pracy online wszystkie dane możesz przechowywać w postaci elektronicznej w zabezpieczonej przez dostawcę narzędzia, szyfrowanej chmurze. Takie rozwiązanie nie wymaga dodatkowych nakładów pieniężnych i umożliwia stały i szybki dostęp do informacji dla osób upoważnionych, gdy tylko są one potrzebne.


Integracje z firmowym ekosystemem

Dzięki integracji z najpopularniejszymi narzędziami biznesowymi, takimi jak Slack, MS Teams czy Google Workspace, informacje dotyczące obecności pracowników, wniosków urlopowych oraz rejestracji czasu pracy możesz w prosty sposób przekazywać pomiędzy narzędziami, optymalizując przepływ informacji w firmie.

Umożliwia to pracownikom optymalne planowanie dnia pracy w oparciu o dostępność innych osób w organizacji. W systemach takich jak Calamari pracownicy mogą otrzymywać powiadomienia na temat zbliżających się nieobecności, wnioskach do akceptacji, rozpatrzeniu wniosku urlopowego, godzinie rozpoczęcia pracy oraz oraz inne, które administrator może ustawić wewnątrz aplikacji w zależności od potrzeb.

Widoczność kalendarza urlopowego w Google Calendar ułatwia również planowanie spotkań, co staje się niezwykle przydatne w firmach, które umożliwiają pracę w trybie zdalnym, hybrydowym i w przypadku organizacji, które posiadają biura w różnych lokalizacjach na terenie kraju i całego świata.


Centralna baza danych na temat czasu pracy

Elektroniczna ewidencja czasu pracy ułatwia również pracę managerów. Dzięki dostępowi do timesheetów zespołów, które rejestrują godziny wejścia, wyjścia, przerwy oraz nieprawidłowości, takie jak spóźnienia lub zbyt krótki czas pracy, managerowie szybko odkryją problemy pracowników i będą mogli porozmawiać z nimi na temat poprawy ich wyników.

W przypadku rozpatrywania wniosków urlopowych, managerowie mogą opierać się na kalendarzu nieobecności, a także skorzystać z dodatkowych opcji, takich jak widok osób, które będą nieobecne danego dnia. Pozwala to podejmować lepsze decyzje, które nie spowolnią postępu prac i będą sprawiedliwe dla wszystkich w zespole.


Kalendarz nieobecności online

Dostęp do kalendarza nieobecności w aplikacji ułatwia planowanie projektów w czasie, dzięki czemu pracownicy mogą zaplanować zadania w taki sposób, by w ciągu dnia pracy zminimalizować czas bezczynnego oczekiwania do minimum.

Widok kalendarza dostępny jest dla wszystkich zatrudnionych osób lub dla wybranych zespołów. Elastyczne narzędzie do zarządzania urlopami pozwala administratorowi skonfigurować widoczność kalendarza w zależności od potrzeb. Ograniczenia mogą dotyczyć zarówno konkretnych osób jak i całych zespołów.


Dostęp do limitów urlopowych dla pracowników

Prostym sposobem na oszczędzenie czasu wszystkich w organizacji jest dostępność limitów urlopowych dla pracowników. Dzięki niemu każda zatrudniona osoba wie, ile dni jakiego rodzaju urlopu ma jeszcze do wykorzystania i ile już wykorzystała. Dział HR nie musi więc zajmować się sprawdzaniem dostępności na prośbę pracowników, a oni sami mają większą kontrolę nad swoimi urlopami i mogą lepiej je rozplanować, posiłkując się dostępnym kalendarzem nieobecności.

Do każdego z pracowników administrator może przypisać wybrane rodzaje urlopów, które wybrać może może z predefiniowanej listy lub poprzez dodanie własnych rodzajów nieobecności na potrzeby polityki organizacji. Dzięki temu będą widzieli tylko limity dni do wykorzystania dla przysługujących mu rodzajów nieobecności.

To rozwiązanie znacznie ułatwia zarządzanie pracownikami zatrudnionymi na podstawie różnych umów, takich jak umowa o pracę, umowa zlecenie czy kontrakt B2B wybierany często przez pracowników działu IT.


Wiele metod rejestracji czasu pracy

Możliwość rejestrowania się za pomocą różnych urządzeń to niezwykle wygodne rozwiązanie, które sprawi, że niezależnie od rodzaju Twojego biznesu, znajdziesz możliwość, która najlepiej odpowie potrzebom Twoich pracowników. W przypadku Calamari możliwe jest rejestrowanie się za pomocą aplikacji webowej, aplikacji mobilnej, poprzez skaner kodów QR oraz technologię iBeacon.

Pracownicy nie muszą więc podpisywać list obecności ani korzystać z tego samego terminala, co może powodować problemy w przypadku organizacji, w których część pracowników zajmuje się pracą biurową, a inna część na przykład pracą magazynową.

W przypadku tej pierwszej grupy logowanie się przy użyciu komputera jest bardzo wygodne, jednak pracownikom magazynów z pewnością łatwiej byłoby logować się za pomocą kodu QR przy terminalu usytuowanym przy wejściu do budynku.

Każdy sposób rejestrowania godziny wejścia i wyjścia można skonfigurować i ograniczyć w zależności od danej grupy pracowników. Możliwe jest również ograniczanie metod rejestracji czasu pracy w zależności od lokalizacji.


Pomoc w zarządzaniu pracą zdalną i hybrydową

Kalendarz urlopowy, możliwość tworzenia rodzajów urlopów odpowiadających pracy zdalnej oraz dostęp do bieżącej listy obecności wraz z przerwami w czasie rzeczywistym ułatwia komunikację w zespołach pracujących w różnych miejscach.
Pracownicy mają dostęp do informacji na temat dostępności współpracowników, dzięki czemu wiedzą, czy i kiedy mogą oczekiwać odpowiedzi, kiedy zaplanować spotkania oraz czego spodziewać się następnego dnia. W przypadku, w których wszystkie osoby nie są w biurze, to niezwykle pomocna opcja, która oszczędza sporo czasu potrzebnego na zweryfikowanie obecności danej osoby bez pomocy narzędzia do ewidencji czasu pracy


Kontrola nieprawidłowości w czasie pracy

Kontrolowanie spóźnień, zbyt krótkiego czasu pracy oraz zbyt długich lub zbyt krótkich przerw jest niezwykle czasochłonne, jeśli wymaga wertowania papierowej dokumentacji. Elektroniczne narzędzie rejestruje wszelkie nieprawidłowości w momencie ich wystąpienia i informuje o nich osoby, do których takie informacje powinny dotrzeć.

Sami pracownicy również mogą sprawdzić stan swojego czasu pracy zarówno z bieżącego, jak i poprzednich dni. Dzięki temu, gdy zauważą problem, mogą samodzielnie starać się go pozbyć, dzięki czemu będą pracować optymalnie i staną się wydajniejsi.


Dzięki elektronicznej ewidencji czasu pracy Calamari nie tylko zaoszczędzisz czas pracowników i przyczynisz się do dbania o środowisko, ale również poprawisz produktywność swoich zespołów, która przełoży się na rozwój Twojej organizacji. Nie czekaj i już dziś wypróbuj Calamari przez 14 dni za darmo.


[ARTYKUŁ SPONSOROWANY]