Na wykonanie dokumentacji projektowej Muzeum Pamięci Polskiego zaproszono do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki firmę Arkon z Białegostoku. Właśnie to biuro, należące do architekta Jacka Kabaca, wygrało w 2006 r. konkurs na koncepcję zagospodarowania terenów dawnej Węglówki.
Przedmiotem zamówienia publicznego, jakie zostanie udzielone w wyniku przeprowadzonych negocjacji, jest wykonanie dokumentacji projektowej Muzeum Polskiego Sybiru zakładającym rozbudowę i przebudowę budynku nr 5 oraz budowę muzealnych obiektów budowlanych w kompleksie dawnej składnicy wojskowej przy ul. Węglowej. Mają one nawiązywać właśnie do ustaleń konkursu sprzed 4 lat.
Wstępne założenia umowy zakładają wykonanie dokumentacji projektowej składającej się z: przeprowadzenia niezbędnych prac przygotowawczych (m.in. pozyskanie mapy do celów projektowych, badań geotechnicznych, inwentaryzacji i ekspertyzy stanu technicznego obiektu); projektu zagospodarowania terenu Muzeum Pamięci Sybiru, wraz z niezbędnymi opiniami i uzgodnieniami do pozwolenia na budowę; projektu budowlanego na rozbudowę i przebudowę budynku oraz budowę muzealnych obiektów budowlanych, który uwzględni wstępną koncepcję układu funkcjonalnego, wraz z niezbędnymi opiniami i uzgodnieniami - do pozwolenia na budowę projektów wykonawczych.
Tryb zamówienia z wolnej ręki pomija procedurę przetargu. Może być stosowany tylko w wyjątkowych okolicznościach, np. gdy przeprowadzono konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki autora wybranej pracy.
