Coraz mniej czasu
Już tylko kilka tygodni zostało, by uzyskać wpis do rejestru przechowawców akt osobowych. Każdy przedsiębiorca, który prowadzi działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, musi to zrobić, bowiem w innym przypadku grozi mu wysoka kara.
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że każdy, kto prowadzi działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, musi być wpisany do rejestru przechowawców. Prowadzą go marszałkowie województw. Niestety część dokumentacji gromadzą firmy niewpisane do rejestru. Dodatkowo warunki przechowywania nierzadko odbiegają od standardów, jakie obowiązują firmy przechowawcze – informuje Katarzyna Krupicka, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa podlaskiego.
Ustawa wchodzi w życie w styczniu
Od stycznia wchodzi w życie ustawa o e-aktach. Skraca ona czas obowiązkowego przechowywania akt oraz daje też możliwość przechowywania ich w formie elektronicznej. Nowe przepisy wprowadzają również dość wysokie kary, jeśli dokumenty są przetrzymywane bez odpowiednich uprawnień. Jeśli do końca roku przedsiębiorca nie zostanie wpisany do prowadzonego przez marszałka województwa rejestru przechowawców, będzie musiał zakończyć działalność przechowalniczą i posiadane papiery przekazać firmie, która ma odpowiednie uprawnienia.
- Od 1 stycznia 2019 r. za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień przedsiębiorca zapłaci karę do 100 tys. zł. Natomiast przedsiębiorca, który do końca roku zgłosi do marszałka województwa wniosek o wpisanie do rejestru, nie musi obawiać się żadnej kary za ujawnienie swojej działalności – wyjaśnia Krupicka.
Zgłoszenie zajmuje chwilę. Wystarczy złożyć wniosek i dołączyć do niego oświadczenie o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej. Potrzebny jest również dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Wszystko można załatwić zarówno osobiście, jak i korespondencyjnie.
justyna.f@bialystokonline.pl
