Od stycznia obowiązują nowe przepisy
W styczniu 2019 r. weszły w życie nowe przepisy dotyczące ułatwiania przechowywania akt pracowniczych i obniżenia związanych z tym kosztów. Do tej pory w naszym kraju obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania akt kadrowo-płacowych, czyli 50 lat. Przykładowo – w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii 5 lat. Od nowego roku także i u nas będzie krócej. Trzeba jednak pamiętać, że czas przechowywania dokumentacji nie dla każdego pracownika jest taki sam. Zależy to od daty zatrudnienia u danego pracodawcy.
W przypadku wszystkich nowo zatrudnionych osób w 2019 r. akta pracownicze osoby zatrudnionej na umowę o pracę lub zlecenie będą przechowywane przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa.
Jeśli chodzi o osoby, które zostały zaś zatrudnione pierwszy raz w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r., to pracodawca może skrócić czas przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko w przypadku, gdy przekaże do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). Z kolei akta pracowników czy zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca nadal ma obowiązek przechowywać przez 50 lat. Podobnie będzie także w przypadku, jeżeli w dokumentacji podwładnego są dane o okresach związanych z pracą górniczą.
- W związku nowymi przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej dociera do nas wiele pytań ze strony pracodawców, które dotyczą samych regulacji, ale także stosownego oprogramowania czy formularzy i danych, jakie trzeba będzie składać w ZUS. Służąc pomocą naszym klientom, Oddział ZUS w Białymstoku organizuje bezpłatne szkolenia dla płatników składek z zakresu e-akt i Kodeksu Pracy. Oprócz specjalisty ZUS szkolenie poprowadzi też ekspert z Okręgowej Inspekcji Pracy. Dzięki temu uczestnicy spotkań uzyskają pełną wiedzę z zagadnień ich interesujących, a dotyczących zmian wprowadzonych w 2019 r. - mówi Katarzyna Krupicka, regionalny rzecznik prasowy ZUS województw podlaskiego.
ZUS zaprasza na darmowe szkolenia
W związku ze zmianami ZUS zaprasza na darmowe szkolenia z zakresu "e-akt" prowadzone przez pracowników ZUS oraz "Zmian w Kodeksie pracy" prowadzone przez przedstawiciela Okręgowej Inspekcji Pracy. Spotkania odbędą się w dniach 21 lutego, 27 marca, 11 kwietnia, 28 maja, 12 czerwca 2019 r. Ilość miejsc jest ograniczona, dlatego zainteresowani muszą się wcześniej zapisać, dzwoniąc pod nr tel. 85 7486 698.
Szkolenia odbędą się także w siedzibie Inspektoratu ZUS w Augustowie przy ul. Hożej 8 (szczegóły pod numerem tel. 87 643 91 00) oraz w siedzibie Inspektoratu ZUS w Suwałkach przy ul. 1 Maja 33 (kontakt pod numerem tel. 87 5652 770).
justyna.f@bialystokonline.pl
