Co to takiego KSeF?
Warto zacząć od rozwinięcia skrótu KSeF. Chodzi tutaj o Krajowy System e-Faktur. Mowa o rozwiązaniu cyfrowym wprowadzonym przez organy państwowe. System jest już wykorzystywany przez niektóre przedsiębiorstwa, natomiast w lipcu 2024 ma się stać obowiązującym dla wszystkich firm wystawiających w Polsce faktury. Obecnie większość z nich i tak wystawia faktury elektroniczne, zatem wdrożenie tego rozwiązania jest już dzisiaj możliwe bez naruszania komfortu przedsiębiorców.
Jaki jest cel wprowadzenia nowego systemu?
Powodów, dla których zdecydowano się stworzyć Krajowy System e-Faktur, jest co najmniej kilka. Przede wszystkim jest to naturalna konsekwencja postępującej cyfryzacji. Przechowywanie dokumentów i operowanie danymi w wydaniu cyfrowym są zwyczajnie wygodniejsze. Ponadto za sprawą nowego systemu o wiele prostsze będą kontrole podatkowe. Nie będą już wymagały częstych wizyt w siedzibach przedsiębiorstw i wielogodzinnego przeglądania dokumentów. Niemniej wdrożenie systemu ma też wiele wymiernych zalet dla przedsiębiorców. Sprawdźmy, w jaki sposób zyskają firmy.
Ułatwienia dla firm
Z perspektywy przedsiębiorcy kluczową kwestią jest zwiększenie wygody, zapewniane niewątpliwie przez wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur. Kontrolerzy skarbowi nie będą już spędzać wielu godzin w biurach firm, kontrolując poprawność dokumentów. Zmniejsza się także ryzyko błędów w fakturach. Wprowadzony system zawiera gotowe wzory faktur, a w przypadku podejrzenia wprowadzenia przez użytkownika błędnych danych, informuje go o tym.
Warto w tym miejscu wspomnieć również o Jednolitym Pliku Kontrolnym dla Faktur (JPK_FA). Jest to dokument, który od kilku lat muszą przygotowywać przedsiębiorcy. KSeF rozwiązuje również ten problem. Wprowadzenie wszystkich faktur do państwowego systemu ewidencji oznacza brak konieczności dodatkowego przesyłania JPK_FA – dane te będą dostępne w KSeF.
Większe bezpieczeństwo
Faktury to kluczowe dokumenty, których zniszczenie może zaburzyć właściwe funkcjonowanie firmy. Dlatego istotną korzyścią jest zabezpieczenie faktur w systemie KSeF. Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorca może być spokojny, że przez okres 10 lat od wystawienia dokumentu, będzie się on znajdował w bazie. Oczywiście użytkownik ma dostęp do faktur gromadzonych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Za wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur przemawia wiele przesłanek. Niewątpliwie wiele z nich to korzyści czerpane przez państwo. Niemniej również z perspektywy przedsiębiorcy KSeF daje wiele istotnych ułatwień. Firmy zyskają większą wygodę w zakresie przeprowadzania rozliczeń i przechowywania dokumentacji, natomiast wystawione przez nie faktury będą bezpieczne jak nigdy wcześniej.
Dla biznesu najważniejszą kwestią jest możliwość integracji KSeF ze stosowanymi w firmie rozwiązaniami informatycznymi. Decydując się na wprowadzenie elektronicznej wymiany danych z firmą EDISON każde przedsiębiorstwo ma gwarancję integracji z KSeF dzięki KSeF Connect. Więcej informacji o KSeF oraz usługach integracji znajdziesz na stronie https://www.edison.pl/ksef-krajowy-system-e-faktur-edison.
