Każda rozwijająca się firma, stara się oszczędzać czas pracowników, osiągając jednocześnie coraz lepsze wyniki. Dzięki przeniesieniu dokumentów do aplikacji w chmurze, proces obiegu dokumentów może być stale monitorowany, a dostęp do nich możliwy w każdej chwili i z każdego miejsca.
To ogromne ułatwienie w pracy działu HR lub osoby odpowiedzialnej za dokumentację. Nie tylko zapewnia jej bezpieczeństwo, ale przyspiesza procesy zapoznawania się z dokumentami, podpisywania ich, a także daje upoważnionym osobom wgląd w historię zmian na dokumentach.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza w polskim prawie
Od początku 2019 roku, na mocy [ustawy z dnia 10 stycznia 2018] (dziennikustaw.gov.pl/DU/2018/357) wprowadzone zostało prowadzenie teczki pracowników w formie elektronicznej. W związku z tym pracodawcy mogli zrezygnować z przechowywania dokumentacji w fizycznej postaci.
Takie rozwiązanie nie tylko ułatwia codzienne zarządzanie teczkami pracowników, ale również pomaga ograniczyć zużycie papieru i tym samym dbanie o środowisko naturalne. Pracodawca ma możliwość w każdej chwili zdigitalizować dane pod warunkiem, że zadba o odpowiednie przechowywanie ich w sieci.
Dlatego zanim zdecydujesz się na elektroniczną dokumentację pracowniczą, musisz wiedzieć, jakie wymogi powinna spełniać Twoja organizacja, żeby spełniać wymogi prawne określone w ustawie Kodeksu pracy.
Czego potrzeba do prowadzenia dokumentacji pracowniczej online?
Przed rozpoczęciem prowadzenia teczki pracownika w wersji elektronicznej, należy zadbać o kilka ważnych kwestii dotyczących bezpieczeństwa i funkcjonalności takiej dokumentacji.
Zabezpieczenia i wymogi prawne
Elektroniczna dokumentacja pracownicza, podobnie jak forma tradycyjna, powinna spełniać wymagania wynikające z nowelizacji Kodeksu pracy. Zgodnie z nimi, dokumentacja powinna być prowadzona, w taki sposób, by zagwarantować jej:
- dostępność,
- integralność,
- kompletność,
- poufność.
Dodatkowo, elektroniczna teczka pracownika podlega również wymogom rozdziału 3 rozporządzenia, a więc powinna składać się z trzech części:
- dokumentu elektronicznego lub cyfrowego odwzorowania dokumentu papierowego (skan dokumentu);
- podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej, którą muszą zostać podpisane elektroniczne dokumenty;
- pliku .xml zawierającego wymagane metadane.
Wśród niezbędnych metadanych należy zawrzeć: identyfikator dokumentu, identyfikator dokumentacji, rodzaj dokumentu, datę jego powstania oraz datę jego podpisania kwalifikowanym podpisem. imię i nazwisko pracownika, jego PESEL, nazwę pracodawcy oraz datę utworzenia zbioru dokumentów, wewnątrz którego znajduje się opisywany dokument.
To dosyć skomplikowany proces, który niewprawionej osobie może zająć sporo czasu, szczególnie jeśli organizacja zdecyduje się na własne rozwiązanie in-house.
Organizacja dokumentacji pracowniczej online
Kiedy już uda się zadbać o podstawowe wymogi prawne, należy utworzyć w narzędziu system teczek bądź folderów z podziałem na każdego z pracowników, aby móc poprawnie przenieść wszystkie dokumenty z tradycyjnej do elektronicznej teczki.
Pliki należy uporządkować w taki sam sposób, jak w przypadku tradycyjnej dokumentacji. Dodatkowo, w zależności od zakresu, w jakim firma planuje korzystać z narzędzia, można również stworzyć dodatkowe miejsca w strukturze na innego rodzaju dokumenty.
Proces digitalizacji dokumentów potrafi być czasochłonny i wymaga skupienia podczas przenoszenia dokumentów. Nie jest jednak trudny, dlatego organizacja jest w stanie wykonać ten proces samodzielnie.
Ograniczenie dostępu do dokumentacji elektronicznej
Tak samo jak w przypadku akt papierowych, dostęp do dokumentów w formie elektronicznej powinien mieć nałożone odpowiednie restrykcje, by nie doszło do naruszeń, zmian w dokumentach lub omyłkowego ich usunięcia.
W związku z tym pracodawca musi opracować odpowiedni system dostępu do plików. Administrator narzędzia powinien być jedyną osobą mającą możliwość trwałego usunięcia dokumentu, a pracownicy powinni mieć dostęp tylko do swoich danych oraz nie powinni móc wprowadzać zmian bez nadzoru. Takie ograniczenie dostępu to dodatkowe zabezpieczenie dla firm, które uniemożliwia nieupoważnionej osobie dostęp do informacji.
Historia zmian w dokumentach
W przypadku papierowej dokumentacji, osobami odpowiedzialnymi za rejestrowanie zmian dokonywanych na obowiązkach są osoby upoważnione, które te zmiany wprowadzają. Taki sam system musi zostać przeniesiony na elektroniczne narzędzie, aby w razie potrzeby bez trudu uzyskać dane o tym, kto i kiedy dokonywał zmian. W przypadku dokumentów elektronicznych, takie dane zawsze będą na wyciągnięcie ręki.
Powiadomienia o zmianach w dokumentach
Aby zapewnić dobry przepływ informacji w organizacji i zadbać o produktywność procesów związanych z teczką pracowniczą online, warto opracować sposób informowania osób zainteresowanych danym dokumentem o nowych zmianach w nim. Dzięki temu cały proces wprowadzania i zatwierdzania zmian będzie szybszy.
Jeżeli takie rozwiązanie nie zostanie zaimplementowane, można śmiało prowadzić dokumentację, jednak bez informowania o zmianach, może dojść do sytuacji, że któryś z dokumentów zostanie pominięty. Przez to czas jego rozpatrzenia może się znacznie wydłużyć, nieczęsto wpływając na działanie organizacji.
Dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy i urlopów
Oprócz e-teczki z danymi osobowymi pracownika, pracodawca ma również obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej z przepracowanymi godzinami pracownika.
Decydując się na elektroniczną dokumentację, dane dotyczące czasu pracy i nieobecności również powinny być rejestrowane w takiej formie. Ewidencja czasu pracy jest w Polsce obowiązkowa, w związku z czym firma z pewnością musi zbierać takie dane. Warto więc pomyśleć o tym, by wykorzystywane narzędzia przekazywały do siebie informacje, dzięki czemu proces zarządzania dokumentacją stanie się efektywniejszy.
Wszystkie wymienione wyżej możliwości, i jeszcze więcej, znajdziesz w elektronicznej dokumentacji pracowniczej Calamari - narzędziu do zarządzania czasem pracy i prowadzeniem dokumentacji pracowniczej online.. To narzędzie do zarządzania czasem pracy, urlopami, a teraz również dokumentami, które zadba o bezpieczeństwo Twoich danych, wyeliminuje błędy, a także podniesie produktywność Twojej organizacji i pomoże jej się rozwinąć.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej online to nowoczesne rozwiązanie, które oszczędza czas, pieniądze i pozytywnie wpływa na środowisko. Jednak do stworzenia własnego rozwiązania i zadbanie o wszystkie prawne i praktyczne wymogi jest niezwykle czasochłonne, dlatego warto zaufać profesjonalnemu narzędziu, które za niewielką cenę przyniesie mnóstwo korzyści firmie. Podejmując decyzje o digitalizacji dokumentów, warto brać pod uwagę narzędzia, które kompleksowo zadbają o dokumentację pracowniczą oraz inne obszary HR, które można przyspieszyć.
[ARTYKUŁ SPONSOROWANY]
